Excel vs. CPQ tilbudsgivning ”Brydningspunktet”
– hvornår bør du bruge hvad?
Af: Kenneth Christiansen, Direktør, Leadtech CPQ Engine 2025 (Leadtech.dk)
I mange virksomheder, der arbejder med komplekse, modulære og standardiserbare produkter som f.eks. tag, terrasser, tag, motorer, gear mv., starter arbejdet med tilbud, prisberegninger og produktkonfigurationer stadig ofte i Excel.
Excel er fleksibelt, velkendt og hurtigt at komme i gang med og billigt i brug. Jeg har selv brugt Excel som baggrundssystem til tilbudsgivning i mange år. Men der kommer et tidspunkt i tilbudsgivningen, hvor kompleksiteten i tilbuddet overstiger det, vi kan overskue, og så falder udnyttelsesgraden ved at bruge systemet.
I denne artikel dykker jeg ned i, fordele og ulemper ved Excel vs. CPQ tilbudssystemer. Jeg vil introducere et nyt begreb, ”Brydningspunktet” inden for brug af Excel i tilbudsgivning når du sælger komplekse modulære standardiserbare produkter.
Relevansmodellen, som jeg gennemgår i linket til artiklen, er forudsætningen for at du som virksomhed kan bruge CPQ tilbudssystemer i stedet for Excel.
Hvis relevansmodellen er opfyldt, viser brydningspunktet det punkt, hvor Excel ikke længere kan håndtere kompleksiteten i tilbudsgivningen effektivt.
Udfordring ved brug af regneark
Læs den store guide til tilbudssystemer
En væsentlig udfordring ved brug af Excel i tilbudsgivning er ikke kun kompleksitet, men også en dokumenteret høj fejlrate og betydelige vedligeholdelsesomkostninger. Forskning på området viser at fejl i regneark er helt normalt, og studier opsummeret af bl.a. European Spreadsheet Risks Interest Group viser, at mellem 80% og 95% af alle regneark indeholder fejl. Tilsvarende peger analyser opsummeret i bla. Forbes på, at op mod 88% af regneark indeholder væsentlige fejl, ofte som følge af manuelle processer og manglende kontrolmekanismer.
Problemet skyldes ifølge forskning f.eks. publiceret via ScienceDirect, at omkring 1–2% af alle formelceller indeholder fejl. Det lyder ikke af meget. Ofte er det kun en eller få person/er, der har kompetencerne til at kunne opdage fejlen/ene. I komplekse tilbud med hundredvis eller tusindvis af celler betyder det, at fejl i praksis er uundgåelige og ofte akkumuleres i det endelige output.
Det er her at CPQ tilbudssystemerne bliver et mere attraktivt alternativ, der meget hurtigt kan tjene sig selv hjem.
Denne tabel viser fordele og ulemper mellem Excel og CPQ tilbudssystemerne.
| Dimension | Excel | CPQ |
|---|---|---|
| Fleksibilitet | Meget høj – alt kan tilpasses | Begrænset til definerede regler |
| Brugervenlighed | Høj (kendt værktøj) | Medium (kræver træning) |
| Fejlrisiko | Høj (manuelle fejl, formler) | Lav (automatiseret logik) |
| Skalérbarhed | Lav | Høj |
| Automatisering | Begrænset | Avanceret |
| Governance/kontrol | Lav | Høj |
| Hastighed (enkelt) | Hurtig | Medium |
| Hastighed (kompleks) | Langsom | Hurtig |
| Integration | Svag | Stærk (CRM, ERP) |
| Vedligeholdelse | Kaotisk ved kompleksitet | Struktureret |
Selvom der ikke findes én global statistik for brugen af Excel i tilbudsgivning, peger analyser fra førende analysehuse entydigt på, at regneark fortsat spiller en central rolle – særligt i komplekse B2B-organisationer.
Ifølge Gartner arbejder mange salgsorganisationer stadig med fragmenterede værktøjer og manuelle processer i deres konfigurations- og prissætning. Tilsvarende viser Forrester, at virksomheder uden dedikerede CPQ-løsninger typisk håndterer pris- og tilbudslogik manuelt eller semi-manuelt – ofte via Excel.
Samtidig fremhæver McKinsey & Company, at afhængigheden af “offline tools” og individuelle workarounds hæmmer skalering og øger risikoen for fejl i salgsprocessen.
Brydningspunktet: Hvornår får du typisk problemer med regnearket?
Brydningspunktet mellem Excel og CPQ opstår ikke på et bestemt tidspunkt, men kan defineres som det punkt, hvor kompleksitet, volumen og risiko overstiger det niveau, som manuelle værktøjer effektivt kan håndtere. Begrebet “brydningspunkt” er ikke en etableret standard, men skal forstås som det punkt i en virksomheds modenhedsrejse, hvor tilbudskompleksiteten og antallet af tilbud overstiger det niveau, som manuelle værktøjer som Excel effektivt kan håndtere.
Ifølge analyser fra Gartner opstår dette typisk, når salgsorganisationer bevæger sig fra simple til mere komplekse tilbudsprocesser med flere afhængigheder, regler og produktvariationer. Her bliver manuelle workflows og fragmenterede værktøjer en hæmsko for både hastighed og kvalitet.
Forrester beskriver brydningspunktet som overgangen fra manuelle eller semi-manuelle processer til behovet for standardisering og automatisering. Det sker ofte, når:
- antallet af produkter og konfigurationer vokser
- prisstrukturer bliver mere avancerede
- flere interessenter involveres i tilbudsprocessen
På dette tidspunkt begynder Excel at skabe flaskehalse i stedet for værdi.
Samtidig peger McKinsey & Company på, at virksomheder mister betydelig effektivitet, når de er afhængige af “offline tools” og individuelle workarounds.
Brydningspunktet indtræffer derfor også, når:
- fejl i tilbud får økonomiske konsekvenser
- salgsprocessen ikke kan skaleres
- tid brugt på tilbud overstiger værdiskabende salgstid
Med andre ord, så opstår brydningspunktet når fleksibiliteten i Excel bliver dyrere end strukturen i CPQ.
| Faktor | Lav (Excel) | Medium | Høj (CPQ) |
|---|---|---|---|
| Tilbud/måned | <20 | 20–50 | 50+ |
| Kompleksitet | Lav | Medium | Høj |
| Fejlkonsekvens | Lav | Medium | Høj |
| Involverede | 1–2 | 3–5 | 5+ |
Når du rammer:
- 2–3 “høj” → brydningspunkt nærmer sig
- 3–4 “høj” → CPQ er nødvendigt
Gevinsterne ved at skifte fra Excel/regneark til CPQ tilbudssystemer
Analyser fra bl.a. Gartner og Forrester samt erfaringer fra Total Economic Impact-studier og CPQ-leverandører viser, at virksomheder opnår:
(til sammenligning sparer Stålcarporten mere end 2,5 arbejdsdage pr. tilbud):
- 30–40% hurtigere tilbudsgenerering
- op til 40% kortere salgsprocesser
- 40–50% færre fejl i priser og konfigurationer
- 15–25% forbedringer i ordrestørrelse samt markant øget salgsproduktivitet.
Samlet set peger analyser fra bl.a. Forrester på, at investeringer i CPQ-løsninger typisk har en tilbagebetalingstid på omkring 6–12 måneder, hvilket gør investeringen til en af de få enterprise investeringer, der tjener sig selv hjem på under et år.
Selv når løbende licensomkostninger medregnes, er tilbagebetalingstiden fortsat kort. I mindre setups ligger den typisk omkring 10–12 måneder, mens virksomheder omkring brydningspunktet ofte ligger under 6 måneder. I komplekse organisationer kan investeringen være tjent hjem på blot 2–3 måneder.
Nedenstående eksempel viser, hvordan en typisk business case for CPQ ser ud i praksis. Tallene er konservative og baseret på erfaring fra B2B-virksomheder med varierende kompleksitet. Du kan med fordel lave en beregning, der passer til dig selv.
Eksempel på en business case, du bør tilpasse til dig selv ud fra de tre prispakker:
| Scenarie | Tilbud/md | Besparelse | Investering | Licens / md | Tilbagebetaling | Netto gevinst |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Small | 15 | 3.000 kr. | 25.000 kr. | 800 kr. | 8 mdr | 2.200 kr. |
| Medium | 40 | 16.800 kr. | 100.000 kr. | 2.000 kr. | 6 mdr | 14.800 kr. |
| Large | 80 | 56.000 kr. | 150.000 kr. | 4.500 kr. | 3 mdr | 51.500 kr. |
Tabellen er baseret på en forenklet business case, der viser forskellen mellem manuel tilbudsgivning i Excel og en automatiseret CPQ-løsning. Nedenfor forklares, hvordan de enkelte kolonner er beregnet:
Antallet af tilbud de tilbud du laver pr. måned.
Dette er centralt, og skal tilpasses dig, da både tidsforbrug og besparelse skalerer direkte med volumen.
Den månedlige besparelse er beregnet som forskellen mellem:
tidsforbrug i Excel (manuelt arbejde)
tidsforbrug med CPQ (automatiseret proces)
Dvs. at besparelse = (tid pr. tilbud i Excel – tid pr. tilbud med CPQ) × antal tilbud × timepris
I eksemplerne er der antaget:
25–40% tidsbesparelse med en timepris mellem 500–700 kr.
Engangsinvesteringen er udvikling og implementering af CPQ-løsningen, herunder: Opsætning af produktstruktur, prislogik og regler, Udvikling af tegninger, brugerinterface mv.
Investeringen varierer afhængigt af kompleksitet i dine konfigurationer og behov.
Licens / måned dækker de løbende omkostning til drift af CPQ-systemet, herunder:
adgang til platform, hosting og drift, support og vedligehold, løbende opdateringer
Tilbagebetalingstiden viser, hvor hurtigt investeringen tjenes hjem.
Tilbagebetalingstid = investering / månedlig besparelse, hvor tilbagebetalingstiden i tabellen er beregnet på baggrund af brutto-besparelse (før licens).
Ved fradrag af licens vil den reelle tilbagebetalingstid være lidt længere.
Dvs. at jo mere du har overskredet brydningspunktet – des hurtigere betaler CPQ tilbudssystemet sig hjem.
Konklusion
Excel er et stærkt værktøj – indtil det ikke er det længere.
Brydningspunktet opstår, når fleksibiliteten i Excel bliver dyrere end strukturen i CPQ.
Spørgsmålet er derfor ikke, om du skal væk fra Excel –
men om du allerede er nået dertil, hvor du ikke længere bør blive.
Afrunding
Jeg håber at artiklen har givet dig inspiration til at forstå, hvor I befinder jer i din virksomheds modenhedsproces.
Vi modtager løbende meget store og dyrt udviklede Excel regneark, som for længe siden er vokset ud af regnearket, hvor CPQ tilbudssystemet havde været et bedre alternativ.
Vi lever af at udvikle CPQ systemer til virksomheder, og du er velkommen til at kontakte mig på 21 65 69 73, hvis du har brug for hjælp til at få en løsning til intern tilbudsgivning, der passer til jer.
Lidt om forfatteren:
Kenneth Christiansen er CEO for leadtech.dk, har erfaring som løsningsarkitekt med udvikling af flere systemer, datadrevet salg- og marketing samt design af flowstyrede købsrejser og automatisering af forretningsprocesser.
- Medejer af leadtech CPQ Engine, Ejer af effecttracker.com, og tidl. medstifter og adm. direktør for Marketcommunity.com
- +25 års erfaring med salg med B2B og salg
- +18 års erfaring med marketing i flere kanaler
- +500 gennemførte leadgenererende kampagner
- +8 år som direktør og leder
- +15 år med udvikling af IT platforme
- Flere artikler, foredrag og kurser inden for digital marketing
- Udvikling og implementering af +100 salgsflow
Kilder
- European Spreadsheet Risks Interest Group – forskning i fejl i spreadsheets (80–95% fejlrate)
- ScienceDirect – studier af fejl i formelceller (ca. 1–2%)
- Forbes – analyser af fejl og risici i Excel
- Gartner – analyser af salgsprocesser, CPQ og kompleksitet
- Forrester – analyser af B2B salgsmodenhed, automatisering og CPQ-effekter
- McKinsey & Company – analyser af salgsproduktivitet og ineffektivitet