Sådan kan CPQ tilbudssystemer reducere den interne tilbudstid med op til 90 %
Af: Kenneth Christiansen, Direktør, Leadtech CPQ Engine 2025 (Leadtech.dk)
Hvis du sælger komplekse modulære og konfigurerbare produkter som køkkener, terrasser, motorer, tag, transportbånd mv., og endnu ikke har taget CPQ tilbudssystemer i brug, bruger du og dine sælgere sandsynligvis en stor del af jeres tid på at udarbejde tilbud.
Det kan være at I laver beregninger i regneark, søgninger efter produktdata forskellige steder, laver kontrol af priser og efterfølgende udarbejdelse af tilbudsdokumenter - og i større virksomheder bruges der typisk også tid på interne afklaringer mellem flere afdelinger/personer.
I denne artikel viser jeg, hvad du kan opnå, ved at gå fra generel tilbudsgivning f.eks. via Excel eller ERP tilbudssystemet til CPQ-systemer, hvor du får mulighed for at, selv at kunne konfigurere et korrekt tilbud med tegninger og dokumentpakke med det samme.
Hvad er problemet?
Det er ikke helt enkelt at udarbejde et korrekt tilbud på komplekse og modulære produkter. Når produkter kan sammensættes af mange moduler, varianter og tilvalg, kræver et tilbud ikke kun kendskab til priser – men også en forståelse for, hvordan produkterne teknisk kan konfigureres, hvilke komponenter der passer sammen, og hvilke begrænsninger der findes.
I mindre virksomheder ligger denne viden ofte hos få personer. Det kan være ejeren, en tekniker eller en erfaren sælger, som har opbygget knowhow gennem mange år. Når der skal udarbejdes et tilbud, bliver disse personer derfor hurtigt en flaskehals, fordi de skal verificere konfigurationer, kontrollere priser eller hjælpe med tekniske afklaringer. Samtidig foregår en stor del af arbejdet typisk i regneark, produktlister og tidligere tilbud, hvilket gør processen både tidskrævende og sårbar over for fejl.
I større virksomheder er udfordringen ofte en anden, men resultatet er det samme. Her er viden sjældent samlet ét sted, men fordelt på flere afdelinger og systemer. Et tilbud kan derfor kræve input fra salg, teknik, konstruktion, indkøb eller produktion, før det kan sendes til kunden. Produktdata ligger måske i ét system, priser i et andet, og dokumentation i et tredje. Det betyder, at tilbudsprocessen ofte bliver præget af interne afklaringer, godkendelser og koordinering mellem flere personer.
Fælles for både små og store virksomheder er derfor, at tilbudsudarbejdelsen i høj grad bliver en manuel proces, hvor information skal samles, verificeres og beregnes hver gang. Det betyder, at en stor del af sælgernes tid bruges på interne processer fremfor kundedialog. Samtidig øger det risikoen for fejl i konfigurationer, priser eller dokumentation – og gør det sværere at reagere hurtigt, når kunderne efterspørger tilbud.
Analyser inden for området viser, at sælgere i virksomheder med komplekse produkter ofte bruger en betydelig del af deres arbejdstid på tilbudsadministration frem for salg. Samtidig viser analyser fra Aberdeen Group, at virksomheder uden CPQ bruger markant mere tid på at oprette og godkende tilbud, fordi konfiguration, prisberegning og godkendelser sker manuelt.
Andre analyser viser, at organisationer, der implementerer CPQ-løsninger, opnår omkring 56 % højere effektivitet i tilbudsprocessen, samtidig med at tiden brugt på fejlrettelser og genberegning reduceres markant.
I praksis betyder det, at mange salgsorganisationer bruger en stor del af deres samlede salgsressourcer på interne tilbudsprocesser frem for kundevendt arbejde. Når tilbudsprocessen i stedet automatiseres, kan virksomheder reducere tidsforbruget på tilbud betydeligt og frigøre ressourcer til aktiviteter som kundedialog, rådgivning, opfølgning og udvikling af nye forretningsmuligheder.
Det svarer til at en virksomhed med 20 sælgere typisk bruger 6–8 fuldtids-sælgeres tid på interne processer.
Hvad kan du opnå ved at få fra Excel/ERP til CPQ
Når virksomheder implementerer et CPQ-system (Configure, Price, Quote), flyttes en stor del af den viden og de regler, som tidligere lå hos medarbejdere eller i forskellige dokumenter, ind i selve systemet.
Det betyder, at konfiguration af produkter, beregning af priser og generering af tilbud i høj grad kan automatiseres. Sælgeren guides gennem konfigurationen, så kun gyldige produktkombinationer kan vælges, og priser beregnes automatisk ud fra gældende prislister, rabatregler og beregningsmodeller.
Modellen illustrerer forskellen mellem en traditionel tilbudsproces baseret på Excel eller ERP og en automatiseret proces med et CPQ-system.
I den traditionelle proces skal sælgeren typisk igennem en række manuelle trin, før et tilbud kan sendes til kunden. Først skal produktet konfigureres, derefter skal priser slås op eller beregnes, styklister skal udarbejdes, rabatter vurderes og eventuelle godkendelser indhentes.
Til sidst skal selve salgsdokumentet sammensættes og formateres. Hvert trin kræver opslag i forskellige systemer eller dokumenter, og processen kan derfor let tage flere timer – og i nogle tilfælde dage – før et færdigt tilbud kan sendes.
Når et CPQ-system anvendes, automatiseres en stor del af disse trin. Produktkonfigurationen styres af indbyggede regler, så kun gyldige kombinationer kan vælges.
Prisopslag og beregninger sker automatisk på baggrund af virksomhedens prislister og kalkulationsmodeller, og styklister genereres direkte ud fra den valgte konfiguration.
Rabatter kan håndteres inden for definerede rammer, og eventuelle godkendelser kan automatiseres i systemets workflow. Samtidig genereres selve tilbuddet automatisk via en designskabelon, hvor produktdata, billeder, specifikationer og priser indsættes direkte i dokumentet.
Internationale analyser viser, at denne automatisering kan have en betydelig effekt på tilbudsprocessen. Ifølge analyser fra Aberdeen Group og Nucleus Research kan virksomheder typisk reducere tiden til at udarbejde tilbud med 70–90 %, hvilket stemmer overens med erfaringer fra mange CPQ-implementeringer.
Samtidig viser analyser fra Salesforce og Forrester, at automatiseret tilbudsgivning kan gøre det muligt at generere tilbud op til 10 gange hurtigere end traditionelle processer.
Ud over selve tidsbesparelsen viser analyser også en række andre målbare gevinster. Nucleus Research rapporterer eksempelvis, at virksomheder i gennemsnit opnår omkring 56 % højere effektivitet i tilbudsprocessen, fordi konfiguration, prisberegning og dokumentgenerering automatiseres.
Samtidig viser analyser fra Aberdeen Group, at virksomheder med CPQ typisk oplever 30–40 % færre fejl i tilbud, fordi systemet sikrer korrekt konfiguration og prisberegning. Andre undersøgelser peger også på forbedringer i selve salgsresultatet, hvor virksomheder ofte oplever en 5–15 % højere win-rate og bedre marginstyring, fordi priser og rabatter styres centralt.
I praksis betyder det, at opgaver som tidligere kunne tage 2–6 timer at udføre, i mange tilfælde kan gennemføres på 5–30 minutter, afhængigt af kompleksiteten. Den største gevinst er dog ikke kun hastigheden.
Når tilbud kan udarbejdes hurtigt og korrekt første gang, reduceres behovet for interne afklaringer og efterfølgende rettelser. Samtidig frigøres sælgerens tid til det, der skaber størst værdi – nemlig dialogen med kunden og udviklingen af nye forretningsmuligheder.
Eksempler på kilder
- Aberdeen Group – The Value of Configure-Price-Quote Solutions
- Nucleus Research – CPQ Benefit Areas Driving the Most Value
- Salesforce – CPQ customer success benchmarks
- Forrester Research – The Total Economic Impact of CPQ Solutions
Afrunding
For virksomheder, der arbejder med komplekse og modulære produkter, er tilbudsprocessen ofte en af de mest ressourcekrævende dele af salgsarbejdet.
Når store dele af processen foregår manuelt, bliver sælgernes tid hurtigt bundet i interne beregninger, dokumenthåndtering og afklaringer frem for i dialog med kunderne.
CPQ-systemer ændrer grundlæggende denne dynamik. Ved at samle produktlogik, prisregler og dokumentgenerering i ét system kan en stor del af arbejdet automatiseres, så tilbud kan konfigureres og genereres hurtigt og korrekt.
Resultatet er ikke kun hurtigere tilbud, men også mere ensartede tilbud, bedre priskontrol og en salgsorganisation, der kan håndtere flere kundeforespørgsler uden tilsvarende flere ressourcer.
For mange virksomheder handler implementering af CPQ derfor ikke kun om teknologi, men om at flytte salgsorganisationens fokus fra interne processer til kundevendt værdiskabelse. Når tilbud kan udarbejdes på få minutter i stedet for timer eller dage, bliver det også muligt at reagere hurtigere på markedet – og i sidste ende vinde flere ordrer.
Vi lever af at udvikle CPQ systemer til virksomheder, og du er velkommen til at kontakte mig på 21 65 69 73, hvis du har brug for hjælp til at få en løsning til intern tilbudsgivning, der passer til jer.
Lidt om forfatteren:
Kenneth Christiansen er CEO for leadtech.dk, har erfaring som løsningsarkitekt med udvikling af flere systemer, datadrevet salg- og marketing samt design af flowstyrede købsrejser og automatisering af forretningsprocesser.
• Medejer af leadtech CPQ Engine, Ejer af effecttracker.com, og tidl. medstifter og adm. direktør for Marketcommunity.com
• +25 års erfaring med salg med B2B og salg
• +18 års erfaring med marketing i flere kanaler
• +500 gennemførte leadgenererende kampagner
• +8 år som direktør og leder
• +15 år med udvikling af IT platforme
• Flere artikler, foredrag og kurser inden for digital marketing
• Udvikling og implementering af +100 salgsflows